Art. 1 – De vereniging

§1. Structuur

De Koninklijke Ieperse Turnkring vzw is een vereniging zonder winstoogmerk. Haar maatschappelijke zetel is gevestigd te Pateelstraat 16, 8900 Ieper.
De effectieve leden vormen de Algemene Vergadering. Dit is het hoogste gezagsorgaan binnen de vereniging.
De vereniging wordt geleid door een Raad van Bestuur, gekozen door de Algemene Vergadering. De bevoegdheden van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur zijn beschreven in de statuten van de vereniging.
Het Dagelijks Bestuur is een door de Raad van Bestuur samengestelde groep met als taak de dagelijkse leiding van de vereniging op zich te nemen en de beslissingen van de Raad van Bestuur uit te voeren. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter, manager, secretaris en penningmeester van de vereniging.
De Koninklijke Ieperse turnkring vzw is aangesloten bij de Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw (GymFed), dat op haar beurt onderdeel is van de Koninklijke Belgische Turnbond (KBT).

§2. Voertaal

De voertaal van de club is het Nederlands. Lessen in een andere taal dan het Nederlands, worden enkel toegestaan mits voorafgaandelijke goedkeuring door de Raad van Bestuur.

§3. Seizoen

Het turnseizoen start begin september en loopt tot half juni. Op het eind van elk seizoen bepaalt de Raad van Bestuur de exacte data voor het volgende seizoen. Tijdens de schoolvakanties gaan er geen trainingen door voor de recreatieve groepen. De uren voor competitiegroepen tijdens schoolvakanties worden door de hoofdtrainer aangevraagd bij de secretaris.
Competitiegroepen kunnen vroeger starten en later stoppen, in samenspraak met de Raad van Bestuur. Hierbij wordt rekening gehouden met de aanbeveling dat tijdens de zomervakantie minimum 4 aaneensluitende weken geen training wordt gegeven. Dit om het lichaam van jongeren voldoende tijd te geven om te recupereren. Uitzonderingen, bv. in geval van een competitie in deze periode, kunnen aan de Raad van Bestuur worden gevraagd, die hierover zal beslissen.

Art. 2 – De leden

§1. Algemeen

Zijn lid van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw, al wie na aanvaarding door de Raad van Bestuur, zijn lidmaatschapsbijdrage vereffend heeft.
Aansluiten bij de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw houdt ook in dat de leden, en indien het lid minderjarig is, ook zijn of haar ouders of voogd, kennis hebben van de inhoud van dit huishoudelijk reglement en tevens akkoord gaan met de gehele inhoud van dit huishoudelijk reglement. Dit huishoudelijk reglement wordt tevens uitgehangen in de turnzaal en is te lezen op de website www.kitieper.be.

§2. Trainers

De trainers zijn ertoe gehouden per turnseizoen het trainersreglement te ondertekenen en alle artikels uit dit document stipt na te leven.

Art. 3 – De lidgelden

§1. Algemeen

Het lidgeld wordt jaarlijks en voor de start van het seizoen door de Raad van Bestuur vastgesteld en omvat naast de lessen, ook de verzekering tegen gebeurlijke ongevallen tijdens de trainingen, tijdens de lessen, tijdens het jaarlijks turnfeest en tijdens de competities en/of optredens, evenementen, stages, etc. telkens op voorwaarde dat deze gebeuren onder toezicht van een, door de Raad van Bestuur van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw goedgekeurde en erkende - trainer of onder toezicht van een lid van de Raad van Bestuur.

§2. Vroegtijdig stoppen van de gymnast

Wanneer een gymnast het turnseizoen vroegtijdig wenst te stoppen, dient hij/zij (of diens ouders) de secretaris hiervan schriftelijk of per e-mail op de hoogte te brengen, met vermelding van de reden.
Een terugbetaling van het lidgeld kan worden toegestaan, volgens de hieronder vermelde verdeelsleutel:
• Schriftelijke bevestiging van vroegtijdig stoppen vóór 31 december: 50% teruggave;
• Schriftelijke bevestiging van vroegtijdig stoppen vóór 31 maart: 25% teruggave;
• Schriftelijke bevestiging van vroegtijdig stoppen na 1 april: geen teruggave;
De vraag tot terugbetaling dient door de gymnast (of diens ouders) schriftelijk of per e-mail te worden gesteld aan de secretaris.
Eventueel betaalde voorschotten of sommen voor stages worden verrekend volgens de in het stagereglement vermelde bepalingen.
Eventueel betaalde voorschotten of sommen voor kledij of ander materiaal worden niet terugbetaald.

§3. Instappen na start van het turnseizoen

Een gymnast kan, mits toestemming van het dagelijks bestuur, tijdens het turnseizoen instappen in de club en zal hiervoor het lidgeld betalen volgens de hieronder vermelde verdeelsleutel.
• Instappen vóór 31 december: 100% van het lidgeld;
• Instappen vóór 31 maart: 75% van het lidgeld;
• Instappen na 1 april: 50% van het lidgeld;
De vraag tot inschrijving dient ofwel via het inschrijvingsformulier te worden gesteld aan de secretaris ofwel via de online inschrijvingsmodule te gebeuren.

§4. Naar een andere club overstappen

Competitiegymnasten met een licentie die naar een andere club wensen over te stappen kunnen dit volgens het geldende transferreglement van de GymFed.

Art. 4 – De infrastructuur

De trainingen en lessen gaan door in de infrastructuur van de stad Ieper, gelegen in de Leopold III-laan 18 te Ieper. De hoofdlocatie is hierbij de turnhal en aanhorige zalen, in de Stedelijke Ieperse Sporthal 1 te 8900 Ieper, Leopold-III-laan 18.
Enkel na voorafgaandelijke goedkeuring door de Raad van Bestuur, kunnen trainingen, stages en/of lessen op een andere locatie doorgaan.
Tijdens de trainingen en/of lessen mogen de betrokken zalen enkel betreden worden door de personen aan wie de desbetreffende lesgever of een lid van de Raad van Bestuur de toestemming geeft de zaal te betreden. Elke trainer/lesgever (tijdens zijn trainingen/lessen) en/of lid van de Raad van Bestuur kan desgevallend iemand de toegang tot de betrokken zaal ontzeggen.
De turnhal mag enkel betreden worden met speciaal daartoe aangepaste turnpantoffels ofwel blootsvoets ofwel op kousen.
Na elke les zijn de leden verplicht de gebruikte zaal/zalen en kleedkamer(s) in perfecte staat te verlaten. Dit houdt onder meer in dat alle toestellen en matten, alsook het kleutermateriaal terug op zijn plaats moet staan bij het verlaten van de zaal. De desbetreffende trainer/lesgever ziet hierop toe en is hiervoor verantwoordelijk.
Indien hij of zij zich daar niet aan houdt, beraadslaagt en beslist de Raad van Bestuur over de te nemen sanctie.
Bij beschadiging of breuk aan een toestel of materiaal, dient elk lid dit onmiddellijk te melden aan de trainer/lesgever, en deze dient op zijn beurt een lid van de Raad van Bestuur hiervan - binnen de vierentwintig uren na de kennisname of na de melding hiervan - op de hoogte te brengen. Vastgestelde mankementen in de zaal en/of aan materiaal dienen onmiddellijk gemeld bij de stedelijke sportdienst.
Het lid dat opzettelijk en vrijwillig schade toebrengt aan de infrastructuur of aan het materiaal, zal deze schade integraal dienen te vergoeden volgens de normen vooropgesteld door en in overeenkomst met de Raad van Bestuur van het AGB Vauban.
Alle leden worden tevens verzocht te zorgen voor de netheid in en rond de turnzaal, kleuterturnzaal en de kleedkamers. Dranken in wegwerpverpakkingen worden afgeraden. De voorkeur wordt gegeven aan herbruikbare drinkflessen. Deze worden in de daartoe bestemde rekken geplaatst bij de hoofdingang van de turnhal en zijn niet toegelaten in de turnhal en kleuterturnzaal.

Het gebruik van smartphone, gsm of tablet in de turnzaal wordt enkel toegelaten in het kader van de training en enkel door de
verantwoordelijke trainer. Gymnasten nemen geen smartphone, gsm of tablet mee in de turnzaal. Deze toestellen worden gedurende de
training opgeborgen in de lockers bij de inkom van de turnzaal.

Art. 5 – Kledij

Tijdens de trainingen en stages is aangepaste sportkledij verplicht. Wie niet voldoet aan de kledijvereisten kan geweigerd worden voor deelname aan de training of stage.
Deelnemers aan competitiewedstrijden worden verwacht aan te treden in de cluboutfit die voldoet aan de vereisten van GymFed.
Trainers worden geacht les te geven in de daartoe bestemde clubkledij (clubpolo of club t-shirt).
Trainers worden geacht de clubtraining te dragen voor en na de trainingen en tijdens de competities van hun gymnasten.
Tijdens de competities, demonstraties en het jaarlijks turnfeest wordt per afdeling een uniforme kledij gedragen zoals door de Raad van Bestuur en/of trainers wordt aanbevolen.
Lange haren worden samengebonden in een staart, vlecht of dot.

Art.6 – Absentie

De leden, inclusief de trainers, dienen stipt aanwezig te zijn op de trainingen en wedstrijden. De verantwoordelijke trainer houdt, via een speciaal daartoe ontwikkelde app, de aanwezigheden van lid bij.
Indien een trainer niet aanwezig kan zijn verwittigt hij/zij zo vlug mogelijk de hoofdtrainer en zorgt hij/zij voor de nodige vervanging.
Indien een lid zonder geldige reden of zonder voorafgaandelijke verwittiging aan de trainer/lesgever of een lid van de Raad van Bestuur, afwezig blijft tijdens de trainingen gedurende drie opeenvolgende maanden, wordt hij of zij geacht ontslagnemend te zijn en als dusdanig niet langer lid te zijn van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw.
Indien het betrokken lid nadien opnieuw wenst lid te worden, dan dient hij het volledige bedrag van het lidgeld opnieuw te betalen overeenkomstig de verdeelsleutel, vermeld in artikel 3.

Art. 7 – Competities, demonstraties, stages, turnshows en evenementen

§1. Algemeen

De Raad van Bestuur houdt zich het recht voor om competities, demonstraties, stages, turnshows en evenementen te organiseren of eraan deel te nemen. Deze activiteiten hebben voorrang op de gewone trainingen of lessen, qua gebruik van het materiaal, de turnzaal en de aanhorige zalen
De trainers/lesgevers dienen zich, behoudens overmacht, beschikbaar te stellen ten behoeve van bovenstaande organisaties.

§2. Competities

De leden ingedeeld bij de competitiegroepen nemen, behoudens overmacht of ziekte, deel aan de wedstrijden aangeduid door hun respectievelijke trainers.
• Bij ziekte of blessure dient zo vlug mogelijk een doktersbewijs te worden afgeleverd bij de trainer en online ingediend bij de GymFed.
• Bij niet-deelname aan de competitie dient, voor de uiterste datum van uitschrijven van de betreffende competitie, een geldige reden ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorgelegd te worden.
• Bij gebrek aan tijdige, geldige reden of geldig doktersbewijs dient het betreffende lid de door de federatie opgelegde boete te betalen.
• De leden ingedeeld bij de competitiegroepen zijn ertoe gehouden per turnseizoen een afsprakenblad met de club te ondertekenen.

§3. Stages

Groepen kunnen zich inschrijven voor een stage of een stage organiseren, mits voorafgaandelijk akkoord van de Raad van Bestuur. Voor elke stage wordt een overeenkomst, voorafgaandelijk goed te keuren voor de Raad van Bestuur, opgemaakt die door alle deelnemers ondertekend dient te worden. Bij gebrek aan een door het lid, of zijn/haar ouder of voogd, ondertekende stageovereenkomst, wordt deelname geweigerd.
Per seizoen kan een competitiegroep deelnemen aan maximaal 2 stages en kan een recreatieve groep deelnemen aan maximaal 1 stage.
De vergoedingen voor trainers en de deelname van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw worden per seizoen voor de Raad van Bestuur vastgelegd tijdens de eerste vergadering van de Raad van Bestuur van het seizoen, overeenkomstig de wettelijke maximum bedragen voor vrijwilligers en verenigingswerkers.

§4. Turnshows

Alle leden worden geacht deel te nemen aan de turnshow. Bij niet-deelname aan de turnshow dient, uiterlijk 4 weken voor de datum van de turnshow de trainer en de Raad van Bestuur verwittigd worden.

Art.8 – Aansprakelijkheid

De Koninklijke Ieperse Turnkring vzw is onder geen enkel beding aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen met een lid, waarbij op het ogenblik van het ongeval, geen trainer of lid van de Raad van Bestuur aanwezig was, die toezicht hield en die, in voorkomend geval, aan het desbetreffende lid zijn toestemming had gegeven tot het uitvoeren of poging tot het uitvoeren van die concrete oefening of acrobatie. Een lid die reeds aanvangt met turnen vooraleer de trainer of lesgever of iemand van de Raad van Bestuur aanwezig is, doet dit geheel op eigen risico en de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw kan in dit geval onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden.
De Koninklijke Ieperse Turnkring vzw is onder geen enkel beding aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen met een persoon die geen lid is van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw, of die zijn lidgeld nog niet betaald heeft.

Art.9 – Verzekering

De Koninklijke Ieperse Turnkring vzw is verzekerd voor alle gebeurlijke ongevallen met een lid, trainer of lid van de Raad van Bestuur via de Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw. Deze verzekering dekt het remgeld met een franchise, zoals vermeld in de polisvoorwaarden van de GymFed. De club publiceert de meest recente informatie inzake verzekeringen steeds op de website.
Elk gebeurlijk ongeval dient onmiddellijk te worden gemeld aan de aanwezige trainer/lesgever en aan de secretaris van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw.
Men is pas verzekerd als het lidgeld is betaald!

Art.10 – Discipline

Elk lid dient respect te hebben voor elk ander lid, voor elke trainer/lesgever en voor elk lid van de Raad van Bestuur.
Elk lid dient de instructies van de trainer/lesgever op te volgen.
Elke trainer behandelt ieder lid op evenwaardige wijze.
Elk lid, evenals de trainer of lesgever mag onder geen enkel beding door zijn gedrag de goede naam van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw en/of deze van de leden van de Raad van Bestuur en van de Algemene Vergadering in het gedrang brengen.
Elk probleem wordt zo snel mogelijk aan de Raad van Bestuur gemeld. De Raad van Bestuur staat vervolgens in voor de aanpak van het probleem of over de te nemen sancties.

Art. 11 - Sancties

Het zal steeds de betrachting zijn van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw om alle geschillen en overtredingen van dit Huishoudelijk Reglement, door middel van dialoog op te lossen.
Wanneer dialoog niet afdoende blijkt om het probleem op te lossen, wordt door de Raad van Bestuur beslist over de te nemen sanctie, die zowel disciplinair (onder meer verwittiging, schorsing, uitsluiting,…) als financieel, als disciplinair en financieel cumulatief kan zijn. De Raad van Bestuur beslist hierover autonoom en deelt de beslissing schriftelijk mee aan het betrokken lid.
Elke niet-naleving van onderhavig huishoudelijk reglement, dient gemeld te worden aan de Voorzitter van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw.

Art. 12 – Foto’s, beeldmateriaal en persoonsgegevens

De club publiceert geregeld foto’s van haar leden op de website, haar facebookpagina’s, regionale weekbladen, … De beeldopnamen gebeuren steeds met respect voor wie op de beelden staat.
Voor het beleid rond de privacy van beeldmateriaal en persoonlijke gegevens, wordt verwezen naar de privacyverklaring van de Koninklijke Ieperse Turnkring vzw die na te lezen is op de website www.kitieper.be en op eenvoudig verzoek te verkrijgen is via info@kitieper.be.

Art. 13 - Slotbepalingen

Alle zaken die niet expliciet in dit Huishoudelijk Reglement worden behandeld, maken deel uit van een behandeling en beslissing door de Raad van Bestuur.
Onderhavig Huishoudelijk Reglement kan op elk moment aangepast worden aan de actualiteit. In betreffend geval zal de geactualiseerde versie steeds beschikbaar zijn op de website.